Estilo De Vida

5 consejos que harán que la temporada de impuestos sea menos estresante

En esta época del año, a muchas personas les gusta mencionar el viejo aforismo de que nada en la vida puede ser seguro, salvo la muerte y la muerte. impuestos.

Sin ofender a Benjamin Franklin, a quien a menudo se le atribuye esta cita, pero creemos que a este idioma le falta una inevitabilidad importante: el papeleo. (Que, para ser justos, es un componente de ambos). La complejidad asociada con completar sus impuestos puede variar de un año a otro. año, pero la necesidad de hacer referencia a una variedad de documentos, ya sean W-2, 1099, recibos o todo lo anterior, nunca hace.

En esencia, el papeleo en torno a la temporada de impuestos es diferente para todos, pero todos tienen papeleo. Así es como debe guardarlo, hacer una copia de seguridad y mantenerlo recto, según un organizador profesional y un contador público certificado.

Crea una lista de verificación de todo lo que necesitas

Lista de Verificación

Crédito: Getty Images / Ralf Geithe

Hacer una lista de verificación de todos los documentos que necesita puede ser útil.

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¿No estás seguro de qué papeles importan exactamente? Eso depende de usted, su trabajo y el año que ha tenido, pero el "mínimo" que la mayoría de la gente necesita, según Amy Northard, CPA y propietaria de Los contadores para creativos, son cosas como 1099, W-2, 1098, formularios de interés de préstamos estudiantiles y formularios de seguro médico 1095. "Las dos cosas que veo olvidadas generalmente no se envían por correo y deben descargarse", dice Northard. "Son formularios de interés de préstamos estudiantiles y estados de cuenta de inversión o corretaje 1099".

Si tiene que reunir sus formularios de diferentes lugares, Lindsay O’Brien, organizadora profesional y propietaria de Habitación para respirar NYC recomienda escribir una lista de verificación como punto de referencia. Luego, una vez que los haya encontrado, consolidelos en una ubicación física o digital. De esta manera, "terminas con una carpeta de impuestos (física o digital) con todos los documentos necesarios", dice O’Brien.

Use la tecnología a su favor

disco duro

Crédito: Western Digital

Un disco duro externo es clave para guardar sus documentos.

Puede que le resulte más conveniente conservar sus documentos digitalmente. Esto le ayuda a evitar el desorden de papel en su hogar y facilita el acceso a todo lo que necesita para sus impuestos de una sola vez. "La mayoría del papeleo se puede encontrar en línea si realmente lo necesitamos", dice O’Brien. “Si está recibiendo facturas por correo, le recomiendo que no tenga papeleo y que las envíe por correo electrónico o configure pagos automáticos. Lo mismo con los recibos: envíelos por correo electrónico o mensaje de texto en lugar de imprimirlos ".

Reúna los documentos digitales que tiene, cambie el nombre de cada uno con el año y el propósito para facilitar su clasificación. más tarde, y guárdelos en carpetas seguras protegidas por contraseña en su computadora, lo que puede hacer tanto en iOS como Windows Luego, haga una copia de seguridad de los archivos de su computadora con un disco duro externo y encriptable, como el disco duro portátil Western Digital, o un servicio de almacenamiento de archivos basado en la nube como Dropbox. Si opta por la nube, asegúrese de que su servicio utilice la verificación de dos factores (Dropbox, así como Apple iCloud y Google Drive lo tienen como una opción que debe activar), para que sus archivos estén más seguros.

Además, no elimine los archivos una vez que haya completado sus impuestos; cuando los aborde el próximo año, consultar documentos anteriores puede ser útil para guiarlo a través del mismo proceso. “Cuando llegue el momento de comenzar a trabajar en impuestos, eche un vistazo a su declaración de impuestos del año anterior para actualizar usted mismo sobre lo que informó anteriormente y busque cualquier formulario que no haya recibido por correo " Dice Northard.

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Digitalice papel con una aplicación o un escáner

Epson

Crédito: Epson

Un escáner ayuda a digitalizar todos sus documentos.

Por supuesto, habrá algún papeleo que se presente en su vida como papel real. No es tan difícil digitalizar estos elementos como podría pensar. O’Brien recomienda la aplicación para teléfonos inteligentes Genius Scan que le permite tomar una foto de un documento y convertirlo a PDF. "Recomiendo especialmente esto para los documentos relacionados con los impuestos para que pueda enviar fácilmente los archivos a su contador o subirlos fácilmente a TurboTax u otra plataforma de impuestos que use para presentar", dice ella. La versión gratuita de Genius Scan tiene una política de privacidad sólida: los documentos solo se guardan automáticamente en su teléfono, no en otro lugar, sino para documentos más "sensibles", una de sus versiones actualizadas, como Genius Scan Enterprise, hace que sea más fácil restringir el acceso externo a archivos.

Si tiene mucho más papeleo o prefiere el método más eficiente de un escáner de tamaño completo, nosotros probado y me encantó la Epson Workforce Pro, que ofrece escaneo rápido y preciso, así como impresión, en un paquete compacto.

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Use un contenedor de archivos para asegurarse de que los documentos estén en un lugar

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Crédito: Pottery Barn

Mantener un contenedor de cartas cerca de su puerta de entrada puede ayudarlo a ordenar el correo tan pronto como lo reciba.

Incluso si le interesa la digitalización, no tire todos sus documentos en papel de inmediato. En su lugar, colóquelos en un contenedor de archivos claramente etiquetado en un lugar que sepa que puede ver y acceder con facilidad para que pueda organizar las cosas sin perderlas. “Ordenar sus documentos durante todo el año puede hacer que la temporada de impuestos sea mucho menos estresante. Siempre recomiendo que los clientes tengan algún tipo de titular de correo cerca de la puerta de su casa como Bin de archivo de carta de oficina de granero de cerámica", Dice O'Brien. Recomienda ordenar su correo tan pronto como lo reciba en categorías como "cupones", "acción". artículos, "importante" y "reciclar", y establecer un día cada semana para revisar el contenedor antes de que se ponga demasiado lleno.

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Hacer de la presentación un hábito

carpetas de archivos

La presentación rápida le facilitará la vida en la temporada de impuestos.

Para conservar archivos históricos, O'Brien recomienda organizadores como un archivador para albergar archivos históricos. documentos, un archivador para el papeleo de este año y colgar carpetas de archivos y etiquetas para dar sentido a lo que hay en cada. Consejo profesional de Northard: si se trata de muchos recibos, inicie una carpeta para cada mes para mantenerlos separados y organizado, y tenga la costumbre de poner las cosas en el lugar que le corresponde tan pronto como sea posible, no cuando sea el momento de presentar su impuestos. Esto ayuda a que sea menos probable que pierda documentos y recibos importantes y garantiza que las cosas estén allí cuando las necesite.

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Use una rotuladora para realizar un seguimiento de todas sus cosas

rotuladora

Crédito: Dymo

¿Necesitas una rotuladora? No. Pero es bueno tenerlos cerca.

El etiquetado es clave para todos los dispositivos de la organización, ya que le permite tomar los documentos que necesita sin demasiados hurgar. Para dichas etiquetas, puede escribirlas a mano en calcomanías en blanco, o si se siente un poco extra (o sabe que necesitará motivación para realmente etiquetar sus cosas) obtenga una rotuladora. "No son necesarios, pero sí son divertidos", dice O'Brien.

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